從 Excel 換到屋管系統：
資料盤點與切換步驟

從 Excel 換到屋管系統，要準備的是「一個時間點上、所有人都同意的期初資料」：哪些物件與房間、每間租給誰、合約條件、押金收了多少、誰還欠多少、誰有預繳、每顆電表現在幾度。選一個剛關完帳的月份當切換點，把這些期初數字整理好、核對過，再搭配一到兩期的並行對帳，切換就不容易出事。系統功能再多，期初資料錯了，之後每個月的帳都會跟著錯。

第一步：資料盤點清單

先列出要搬的資料，再決定每一類的「唯一可信來源」是哪一份檔案。很多公司同一份資料散在好幾個試算表，版本還不一樣，盤點時就要定案。

資料類別	必要欄位	常見問題
物件	地址、所屬房東、包租或代管、委託期間	同一地址寫法不一致（「之」「-」混用）
房間	房號、所屬物件、目前狀態（出租中、空房、整修中）	房號命名規則不統一
房東	姓名、聯絡方式、撥款帳戶、代管費條件	撥款帳戶只存在會計個人的檔案裡
租客	姓名、聯絡方式、緊急聯絡人	同一人重複建檔
合約	租期起訖、租金、繳費日、押金金額、水電計費方式	續約後舊約沒有結束，新舊約重疊
押金餘額	每位在租租客目前實際持有的押金	曾經抵扣過一部分但沒更新
未結帳款	每筆欠款的房號、期別、項目、金額	只記總欠款，沒有拆期別
預收款	溢繳、預繳租金的餘額	混在備註欄裡
表號與期初度數	每間房的分表表號、對應台電電號、切換時的讀數	表號沒記錄，只寫房號

第二步：期初數字要「可驗算」

期初資料最重要的不是筆數，而是總數對得起來。建議每一類都做一次加總核對：

1. 押金：每位租客押金加總 ＝ 公司帳上押金負債總額。
2. 未結帳款：每筆欠款加總 ＝ 帳上應收未收總額。
3. 預收款：每筆預收加總 ＝ 帳上預收總額。
4. 在租房間數：有效合約數 ＝ 狀態為出租中的房間數。

假設範例：某物件有三位在租租客，押金分別為 20,000、24,000、18,000 元，加總 62,000 元。若帳上這個物件的押金負債是 60,000 元，差的 2,000 元就要在切換前查清楚，是哪一位曾抵扣過、或哪一筆少記，而不是先搬進系統再說。

合約條件要轉成規則

Excel 裡常見「備註：前三個月租金九折」「電費每度 5 元，113 年 7 月前簽的」這類文字。這些特殊條件要在搬遷前逐一列出，確認新系統能不能用既有欄位表達（例如電費的單價設定）；不能表達的，要另外用人工方式處理並記錄，否則系統開出的帳單會跟過去不一樣。電費單價的法規限制可參考本站水電分攤一文。

第三步：切換月份怎麼選

選擇原則：

• 選剛關完帳的月份。例如九月帳已全部收完、撥款完成，就以十月一日為切換點，十月起的帳單由系統開立。
• 避開業務最忙的時候，例如大量租約到期、學生租屋旺季，或公司年度結算期。
• 抄表日要能對齊。切換點最好接近一次抄表，期初度數就用那次讀數，避免一期帳單一半在 Excel、一半在系統。
• 留出準備時間。從盤點到期初資料核對完成，依物件數量和資料整齊度而定，寧可延後一個月，也不要帶著沒核對的數字上線。

第四步：並行期怎麼跑

並行期指的是同一期帳，Excel 和系統各算一次，比對結果。

1. 至少並行一個完整週期（開帳單、收款、沖銷、房東撥款）；物件多或規則複雜的，可並行兩期。
2. 比對的層級要到「每間房、每一項」，不能只比總額。總額相同但個別房間一多一少，正是最難發現的錯誤。
3. 差異要逐筆找原因並記錄，常見原因是期初資料錯、合約規則沒轉好、抄表度數輸入錯。
4. 並行期結束、差異都說明清楚後，正式宣布以系統為準，Excel 改為唯讀封存。

並行期最大的風險是「兩邊都在改」。要事先說好：並行期間以哪一邊為正式紀錄，另一邊只用來比對。

第五步：帳號與權限

換系統是重新整理權限的好時機。Excel 時代常見全公司共用一個雲端資料夾、人人都看得到所有租客的身分資料，這在個資保護上是風險。

• 一人一帳號，不要共用。離職或調職當天停用或調整權限。
• 依角色給權限：例如管理員可以抄表、看負責物件的租客聯絡方式；會計可以看帳務；房東只看自己物件的報表。
• 敏感欄位遮蔽：身分證字號、銀行帳號等，只有確實需要的角色才看得到完整內容。

內政部指定地政類非公務機關個人資料檔案安全維護管理辦法適用於租賃住宅服務業，其中要求依業務需求設定所屬人員不同的權限並定期檢視，並應留存個人資料使用的軌跡資料或相關證據。選系統時，可確認是否支援角色權限與操作紀錄。

搬遷過程本身也要注意個資

整理資料時，檔案常常被複製、寄送、上傳。個人資料保護法第 5 條要求個資的蒐集、處理、利用不得逾越特定目的之必要範圍。實務建議：

• 只搬需要的欄位，已退租多年、沒有保存必要的資料不必搬，依公司保存政策處理。
• 傳遞檔案用有權限控管的方式，不要用通訊軟體群組傳整份租客名單。
• 搬遷完成後，清理散落在個人電腦與信箱裡的暫存檔。

常見錯誤

1. 邊搬邊改規則：搬遷時順便調整代管費算法或繳費日，導致並行期差異無法判斷是搬錯還是改規則。先原樣搬，上線穩定後再改。
2. 期初只搬總欠款：之後租客來繳錢，不知道該沖哪一期。
3. 漏搬預收款：租客明明預繳了，系統卻照樣開帳單催繳。
4. 表號沒對應：換過表的房間，系統裡掛的是舊表號，第一期就算錯。
5. 權限照舊全開：換了系統，資料風險卻沒有降低。

切換前檢查清單

• 每類資料都已決定唯一可信來源
• 物件、房間、房東、租客已去除重複並統一命名
• 有效合約數 ＝ 出租中房間數
• 押金、未收、預收逐筆加總與帳上總額一致
• 未收款已拆到房號、期別、項目
• 每間房的表號、電號與期初讀數已登錄
• 合約備註中的特殊條件已轉為規則
• 切換月份為剛關帳的月份，並接近抄表日
• 並行期的比對方式與「以哪邊為準」已說定
• 帳號一人一個，權限依角色設定，敏感欄位遮蔽
• 舊 Excel 封存為唯讀，暫存檔已清理

用系統怎麼做

切換到系統時，有幾個流程會直接影響切換月份的安排：

• 出帳時點：系統每月 25 日起自動產生下一期帳單（房租、車位、首期押金）。有水電設定的房間，帳單會停在「待水電抄表」，抄表確認後才計入水電並開放繳費；只要還有待抄表的帳單，當月就不能結帳。所以期初度數要先登錄好，第一期抄表要能如期完成。
• 押金餘額：系統的押金餘額只認已確認的收款。切換後，請逐位核對系統顯示的押金餘額與期初盤點數字是否一致。
• 帳號與權限：房東與房東的會計是唯讀帳號，只能查看與列印、不能匯出；房東端的租客電話中段遮蔽、地址只顯示到路段。管理端報表可匯出 Excel，匯出檔的保管要納入公司的個資管理。每房的共同承租人最多 2 個啟用帳號，切換前要先決定開給誰。

期初資料的整理與加總核對，建議先以一兩個物件試跑一期，人工核對押金、未收、預收的總數後再全面上線（人工作業建議）。工具能減少每月重複的工作，但「哪一份數字才是對的」只有業者自己能判斷，這一步值得多花時間。

本文為一般性資訊，個案請洽專業人士。

參考資料

1. 內政部指定地政類非公務機關個人資料檔案安全維護管理辦法（全國法規資料庫）
2. 個人資料保護法第 5 條（全國法規資料庫）